Si ya tienes Odoo instalado y funcionando, es momento de sacarle el máximo provecho para organizar tu trabajo. El módulo de Gestión de Proyectos de Odoo permite controlar tareas, equipos y recursos desde una interfaz unificada. En esta guía práctica y detallada, aprenderás paso a paso cómo usar Odoo para dirigir tus proyectos con eficacia.
🛠 Paso 1: Activar y Configurar el Módulo de Proyectos
- Ve a Aplicaciones y busca “Proyectos”. Instálalo si aún no lo tienes.
- Entra al módulo y haz clic en Configuración > Ajustes.
- Activa las funciones clave:
- Hojas de tiempo
- Tareas recurrentes
- Subtareas
- Vista Gantt y planificación por carga de trabajo (si usas Odoo Enterprise)
💡 Consejo: Si estás trabajando con varios equipos, activa la opción de planificación para poder distribuir cargas de trabajo.
📁 Paso 2: Crear un Proyecto
- Desde el dashboard, haz clic en Crear.
- Nombra el proyecto, por ejemplo: “Lanzamiento Tienda Online”.
- Agrega una descripción interna si lo deseas.
- Añade etapas del proyecto (por ejemplo: Idea, En curso, Validación, Completado).
- Asocia el proyecto a un cliente si aplica (desde CRM o ventas).
✅ Paso 3: Añadir y Gestionar Tareas
- Entra al proyecto y haz clic en Nueva tarea.
- Asigna un nombre, responsable, fecha límite y prioridad.
- Añade etiquetas (ej. diseño, técnico, marketing).
- Adjunta archivos o notas si es necesario.
- Usa el campo “Cliente” si trabajas por proyecto externo.
🔁 Para crear tareas repetitivas, usa la opción “Tarea Recurrente”.
📋 También puedes importar tareas masivamente desde un archivo .csv.
👥 Paso 4: Asignar Recursos y Colaboradores
- En cada tarea puedes asignar múltiples colaboradores.
- Activa el módulo de Planificación para definir cargas de trabajo por horas.
- Usa las hojas de tiempo para que cada miembro registre el tiempo dedicado.
- Las horas trabajadas pueden vincularse a facturación automática si tienes habilitado el módulo de Ventas o Contratos.
📊 Paso 5: Usar las Vistas Avanzadas
Odoo Proyectos ofrece distintas vistas para controlar el avance:
- Kanban: Ideal para metodologías ágiles.
- Gantt: Planificación visual a lo largo del tiempo (Enterprise).
- Calendario: Para controlar vencimientos.
- Lista: Visión simple de todas las tareas.
- Mapa mental (Mindmap): Para visualizar dependencias (Community o con módulo externo).
Puedes filtrar por responsable, fecha, estado o etiquetas.
🧠 Paso 6: Automatizar Procesos con Acciones Inteligentes
Desde Configuración > Automatizaciones o directamente desde Marketing Automation:
- Automatiza notificaciones a responsables cuando cambia el estado de una tarea.
- Crea emails automáticos al cliente cuando se complete una etapa.
- Genera tareas de validación al cerrar subtareas.
💬 También puedes usar reglas de estudio o código Python si tienes conocimientos técnicos y usas Studio o desarrollos personalizados.
📈 Paso 7: Medir el Desempeño del Proyecto
Ve a Informes > Tareas > Estadísticas o a Informes de Proyecto:
- Horas planificadas vs. horas registradas.
- Tareas completadas por responsable.
- Proyectos con más retrasos o demoras.
- Costes estimados vs. facturados (si hay integración con Ventas).
🧰 Casos de Uso Avanzados
- Consultoras: Integración con contratos y facturación por hora trabajada.
- Agencias creativas: Plantillas de proyecto + tareas predefinidas + gestión visual.
- Software y tecnología: SCRUM, sprints, backlog y asignación automática de bugs.
- Proyectos internos: Coordinación entre departamentos con privacidad por equipo.
🧩 Integraciones Recomendadas
- CRM: Crear proyectos desde oportunidades ganadas.
- Ventas: Facturar automáticamente según tiempo o tareas.
- Helpdesk: Escalar tickets complejos a proyectos.
- Contabilidad: Registrar costes y márgenes por proyecto.
- Google Calendar / Outlook: Sincronizar eventos de planificación.
🔚 Conclusión
El módulo de Proyectos de Odoo es una herramienta profesional y versátil que, bien configurada, puede reemplazar a plataformas como Asana, Trello o Monday.com, con el valor añadido de estar totalmente integrada con el resto del ecosistema de tu negocio.
Empieza por un flujo sencillo, crea plantillas reutilizables y aprovecha automatizaciones y reportes para mantener tu operación bajo control.
Con Odoo, gestionar proyectos deja de ser un caos y se convierte en un proceso inteligente.